1       系统概述

1.1    系统简介

随着当前社会经济建设的发展，政企信息化建设已从最初级的电子信息应用，向着全面提高信息使用效率的全区域信息共享及数据链式应用建设方面发展。当前，虽然各级政府及企事业管理部门均以建立起较为完整的行政办公体系，但由于仍采取传统的工作方式，使得行政工作人员在处理事务时面临空间、网络等条件限制。如何利用现代技术手段结合现有条件来解决这一矛盾，成为我们当前急待解决的问题。针对这一问题，我们经过认真而细致的研究后认为：应用先进的移动通讯技术，利用中国移动的现有网络资源，以手机为载体的移动信息化解决方案，是当前最佳的解决方案。

在这样的背景下，我们在积累多年研发、实施政府机关办公自动化、电子政务的经验上，结合“以需求为导向，打造客户化系统”的指导思想，遵循“安全为基础、业务为主线”的原则，着重在国家统一构建的公共体系平台（安全支撑平台和应用支撑平台）上构架应用系统，推出自主产权的外网应用解决方案-MOA移动云办公平台，以此推动上下联通、信息共享、规范标准的具有全局意义的电子政务应用系统。

移动云办公平台专门为各企事业单位建立自动化办公体系，它为总部与下属各单位建立起联合办公的体系，实现了总部与其下属单位包括公文发送、文件下发、通知直达、汇报总结等材料上传等功能。它分为个人办公、互联网及移动通信、信息中心、工作流转、公文管理、行政管理、办公助理、企业短信通等部分，涵盖了公文流转、信息交互、在线申请、通知公布、工作交办等内容。

除同类办公产品所具有功能外，我们还将其扩展至无线应用领域，将办公延伸至手机端，在公文流转、通知公告、工作流程处理批复、日程提醒等工作中，可以利用手机直接处理，这大大拓展了办公空间，使移动办公成了现实，使我们不在为出差而延误工作。系统集成的移动协同办公功能，使我们可不分时间、不分地域地利用手机在线接收通知公布，处理待办工作，提交事假、报销申请，收发电子邮件等工作。

1.2    系统技术架构

采用先进的技术架构和设计方法，融合先进的管理思想，用国际通用的技术标准，结构化程度高、升级性好，集灵活性、扩展性、兼容性、速度快为一体。

l  采用基于Web的门户技术、工作流技术、协同技术以及数据流的分布式应用框架，可将异构系统有效地整合到门户系统中；

l  系统采用J2EE多层纯B/S架构模式，客户端零安装（所使用插件可在登录系统时下载），通过浏览器能稳定可靠使用，系统的维护和版本的更新只限于在服务器上进行；

l  系统支持在Unix、Linux、Windows等操作系统上部署，系统支持Oracel、Mysql、Sqlserver数据库；

l  系统客户端支持IE6—IE11浏览器上应用，支持Firfox等主流浏览器；

l  系统支持客户端版移动办公的需要，支持在平板电脑、智能手机等移动终端（IOS、Android）上访问，并支持移动客户端VPN来保证数据访问和通信的安全性。

l  多用户支持，注册用户1000以上。电脑版支持50 人以上同时在线，移动端支持20人使用。

1.3    系统功能概述

1、门户空间管理功能

l  空间栏目：系统可以根据不同用户、部门和单位的使用特点和角色的不同形成个性化的应用空间，如个人空间、部门空间、单位空间、自定义空间等。

l  空间编辑：系统个人空间、部门空间、单位空间、自定义空间的展现内容和布局由管理员统一设置；支持个人对个人空间的修改和调整，支持管理员对部门空间、单位空间、自定义空间的修改和调整。

l  空间展现：门户空间支持图文并茂的展现模式，支持滚动图片新闻呈现。

2、公文管理

l  发文管理：实现公文拟稿、审核、复核、会签、签发、排版、编号、盖章、封发、归档、分发等全过程应用。支持文件修改的痕迹保留，在文单和文件上的手写批注。

l  收文管理：实现外来公文和系统产生公文的登记、拟办、批示、办理、传阅、归档等收文管理应用。

l  公文督办：系统中可设置公文督办人，系统根据预置条件自动提醒督办人督办公文；督办人可以查看督办公文办理情况，适时催办，并可根据实际工作需要调整流程或改变办理人员。

l  公文交换：提供公文交换功能，在系统中实现某某单位与下属单位之间的公文交换。

l  公文档案：遵循电子公文全程管理和文档一体化管理原则，提供公文档案库，实现电子公文的整理、收集、归档、借阅、保管，并提供对公文档案的操作日志。

l  公文其他：公文可以方便义公文单格式和流程模板，公文正文支持word格式、wps格式、pdf格式。

3、会议管理

l  会议场地申请：可对会议场地信息进行维护，如添加、修改、删除；可查询会场信息并申请会场，申请流程同样也采用工作流控制，工作流管理规则同收、发文等。支持图形化会议室管理，可以直观看到会议室地点、可容纳人数等，具有会议室冲突提醒功能。

l  会议通知：对用户管理模块中定义的用户进行按部门或按干部层次的分组，支持自定义分组；具有系统内部的消息发送功能，向各个分组发送消息，分组相应成员均可收到，分组成员登录系统，即可看到消息提醒，同时，系统具有向发送者反馈信息功能，以确定是否通知到个人；还要求对一定时限内未登录用户直接发送手机短信。

l  会议邀请：接收会议的人员可以通过“邀请”，将其他人员加入到会议中。（如通知下属单位参会，通知发到下属单位办公室，办公室再根据会议要求安排具体人员参会，参会人员可以直接查看会议通知内容）

l  会议论坛：可提供一个针对会议议题的内部在线论坛。在开会前，将议题放在论坛上，并能通过会议通知，提醒相关人员发表会前言论，互相阅读各自言论以便参考和总结，以减少会议次数和时间，减轻参会人员的负担，提高会议效率。

l  会议日程安排：可定义和预览一周的会议安排，包括会议时间、地点、主题等。可查询前一周会议安排，用户有权限时，可点击进入每个会议，查看详细的会议记录、人员签到等情况。

l  会议记录及归档：对即将举行的会议进行现场电子会议记录，并提供方便的签到机制；对每次会议记录及相关文件资料进行归档。

l  会议纪要管理：支持会议纪要的整理、审核。会议纪要可直接发布在会议召开的记录中，方便所有与会人员查阅，可将会议纪要推送给没有参会的领导查阅。

l  会议档案查询：有权限用户能够查看每次会议记录及相关文件的档案资料，并且提供搜索功能。

l  会议领导查阅：会议从开始到结束，所有参会领导有权查看；对重要会议，可以直接与领导日程关联，同时，所有会议第一时间通知到领导，领导还可以通过手机等移动终端进行处理。

4、日常事务

l  交办协办：用于上级向下级交办任务或平级部门之间进行协同办公。交办协办流程要求灵活，可以选择任意人发送，并可以同时发送给多人办理；可指定办理期限，系统可根据办理期限自动催办；发送给他人办理后，可以收回办理权限；承办人办理完毕后，向任务提交人反馈办结信息，由任务提交人决定是否办理结束。

l  修改附件：日常word文稿传递、修改、确认等一般都要用到附件，系统需支持处理人对发起人的word附件在线修改和保存。

l  请示汇报：实现请示汇报的网上申请、部门审核、校办审批、会签、领导签批、部门办理反馈等过程的流程化管理。

l  费用报销：可以在系统中实现费用的报销申请和审批，可以按照部门和个人统计报销费用金额、用途等。

l  固定资产管理：可对部门内部的固定资产信息进行登记、查询、修改和删除等维护操作。

l  车辆管理：实现车辆登记、车辆申请、车辆审批、出车/归车、违章登记、车辆统计等应用。

l  信息发布：实现单位各种新闻、公告等信息的审核、发布和管理。支持滚动图片新闻呈现。

l  调查/讨论：实现单位内部的调查发布、自动统计管理，建立单位内部的讨论区，实现内部的沟通和交流。

5、文档中心

l  文档中心：含文档管理、RSS订阅、博客管理等功能模块。

l  文档管理：提供文档的新建、修改、移动、查询等操作；支持文档发送到个人空间、单位空间；支持公文、日常事务、会议、发布信息等归档到文档中保存；支持对文档权限的管理控制。

l  RSS订阅：支持从互联网的公众网获得知识实现组织知识积累。

l  博客管理：系统需提供用户博客开通、博客管理的功能，用户可以在自己的博客中发表文章，也可以收藏他人的文章，促进相互交流。

6、表单和流程

表单和流程主要是实现单位日常沟通、规范管理的后台实现。

l  表单管理：提供支持国际通用表单标准的表单自定义工具如infopath等进行表单设计，确保表单格式与数据结构的分离，支持多视图表单设计，方便表单数据的管理和应用。并可实现表单流程绑定，零代码表单设计制作、修改。可以根据用户单位要求实现各种表单统计和查询。

l  流程定义：通过流程图形化定义界面，可根据实际情况灵活自定义工作流程，用户可以控制流程步骤数，设置每一步骤的处理人、处理部门、处理权限及处理时限，体现系统的易用性和界面友好性；支持直流、分流、条件流等常见流程模式；支持撤办、重办、转办、代办、催办、跳转等流程异常处理；支持按照系统管理员设置好的固定流程，也支持用户自定义自由流程；还可为流程设置监控人员。

l  流程建立：除规范的表单审批流程外，每一个工作人员均可根据工作和个人需要建立和发起自由流程，发给其他的一个或多个办理人员。可以对流程进行跟踪、撤销等操作。

l  流程办理：工作人员可接收需要自己办理的工作事务，包括需要处理的审批、会签、签发、批示、办理等事宜，点击后可直接进入相应业务操作界面。可以根据工作实际情况办理和操作，可对事务做加签、减签、会签、转发、回退、撤销、转为日程、修改、回复意见等处置措施；

l  事务跟踪：对于发出的流程事务，发起人可以查看事务办理情况、办理意见等，可对他们办理意见做回复，办理人可以多次回复意见。

l  流程监控：如果一个用户被授予监控权限，流程监控人可以清晰查看流程的审批过程，包括哪些环节已经办理完毕、当前处于何环节等。

7、移动办公

l  客户端应用：移动应用必须是客户端模式，以降低访问流量，提高操作是使用的速度。

l  移动应用：移动终端支持公文查看与处理、日常行政事务查看和处理、会议查看和回复通知、系统新闻/公告查看、查看日程安排、系统日程与移动终端日程同步等应用。

l  移动终端：系统支持E人E本、IPAD、Iphone等智能终端应用，支持在ios、Android终端的应用。

l  扩展支持：移动终端支持在公文等审批事项上的手写签批、电子签名、电子签章应用；并提供语音协同、拍照协同等功能。

l  设备绑定：系统需支持绑定设备序列号，以增强移动应用安全。

8、辅助办公

l  人事管理：提供人员档案管理、考勤管理、工资查询、统计分析等人事管理应用。

l  日程安排：供工作人员个人进行日程安排时使用，工作人员待办事务可以转为日程安排。授权人员可以帮助领导记录日程安排，并发消息通知到领导。

l  工作授权：当用户因出差或其他原因不能办理自己的业务时，可以授权其他人临时办理。当用户进行授权管理时，所有流程引擎发过来的文件，将自动转交给被授权人进行处理，授权可收回。

l  通讯录：为用户提供通信录功能，含联系人的姓名、电话和所属部门等，手机登录状态下支持直接调用系统通信录呼叫联系人。

l  在线交流：提供系统内用户在线交流工具，交流工具组织机构和人员与系统同步，实现在线文字交流、文件传输等功能，类似于MSN/QQ等通讯工具。

l  消息提醒：提供两种消息提醒方式：

Ø  在线提醒。只要登录系统，就能看到消息提醒；能够对未读邮件、未读消息、即将超时限的待办事宜进行提醒；甚至可通过此模块直接进入或调出其它应用程序的数据进行业务处理。

Ø  短信提醒。提供手机短信平台的设计方案和手机短信应用。

l  桌面模板管理：配置和管理可供用户选择的桌面模板类型：包括界面、布局风格、提醒设置等。

l  个人设置：工作人员可以在此设置和更改自己的用户信息；可以根据系统管理员配置好的桌面模板选择自己喜欢的界面风格、布局风格和提醒设置等等。

l  用户管理：系统管理员增加新用户或编辑、删除己存在的用户。新增用户时，通讯录模块中的系统用户信息表将自动添加此用户。编辑和删除用户亦然；除了管理用户基本信息外，还可设定用户角色及权限，可定义合法的IP地址范围以限制非法IP登录，等等。

日志管理：记录、查看所有用户（普通用户、系统管理员、安全管理员）的所有登录日志和操作日志，支持日志审计，形成符合安全审计要求的日志。

1.4    项目作用效益

l  高效：跨越了时间与空间的限制，将办公室的概念从一间屋子衍生到整个世界。随时随地，只要需要就可以办公；

l  我局领导层通过手机就能随时随地进行文件审批管理和信息调用，在异地进行任务的同步指令，实现高效管理；

l  我局员工通过手机可以随时随地进行邮件收发、业务汇报和资料调用，并可在异地与系统进行同步沟通，工作效率更高；

l  单位成员，在单位发生突发事件和意外情况时，无论身在何处，都可以利用手机上的这套系统，快速将情况呈报到公司内部体系，确保重大事项不会受到耽搁，重要事件可以得到疾速响应；

l  无处不在的移动化通信网络，可让我局成员摆脱种种环境束缚，无论是在上下班堵车路上，还是在休假出差期间，均可以进行工作，办公效率更加出色；

l  系统强大的兼容特性，优秀的扩展性能，确保方案可以广泛应对未来发展的各种新兴需求，无需进行太多投入，就能完成系统升级，既为我局节省了成本投入，又为其增加了效能产出，还极大增加了我局的竞争能力，起到了事半功倍的神奇效果。

l  安全：中间服务器部署在我局的内网，而我局应用的数据只在中间服务器和应用服务器之间传输，即实现了应用数据不出内网，极大地保证了应用的安全性。而中间服务器与移动终端之间，只传递OSI表示层信息，已经失去了敏感性，但也经过系统的加密后，在APN专网中传输。因此，整个系统在各个环节上都具有完善的保护措施。

1.5    系统达到的建设目标

l  为我局建立综合办公平台，使我局各部门实现全面的无纸化办公能力。

l  将我局下属各单位纳入办公体系中，实现我局对所属各单位工作的统一管理及在线互动能力。

l  在平台中为每个下属单位建立独立的管理单位，为每位职员建立访问账号，使其直接利用此平台进行独立办公，并且各类办公内容均处于总部的监管之下，实现各类工作的监督，即时掌控管理状况的能力。

l  各类公文、文件利用平台直接在线送交，实现公文的传阅、收发等能力。

l  各级部门与各对口部门进行工作对接，实现工作交办、工作处理、工作审批、办理手续的自动化流转能力。

l  相关的工作汇报、文本材料的对口上报，对口部门进行工作交办、催办通知等工作的即时传达，实现局方对下属单位的明确化、精细化与流程化管理能力。

l  各类通知及公告等信息的即时传达、短信提醒，实现各类重要的即时信息的快速直达，多重告知的能力，避免通知延误或遗漏等现象的发生。

l  将办公系统延伸至手机端，彻底摆脱进间及空间的限制，实现随时处理待办工作、公文传阅、手机审批等能力。

l  平台整合了培训资源，用户登陆后，可直接获取在线培训资源，并实现手机端培训资料浏览及视频观看能力。

1.6功能亮点

l  通知公告直接发到手机上：

日常发布通知传统模式为电话通知、张贴通知单、口头传达等，不但浪费通讯费而且难免有疏漏，使用移动oa通知公告功能捆绑移动网管短息功能，可将公告内容及时发送到接受人手机上，并且具备接收回执功能，通知有谁接收到了谁没接收到一目了然，既节省了大量的通讯费用节约了大量的人工操作，一举两得。

l  手机公文收发及文件审批：

系统集成收发文审批功能，可直接将word、wps、书生系统公文等直接插入oa系统进行流转，支持固定流程、自由流程、串签、并签、支持手写输入、电子公章、电子签名等功能，领导办理签批公文只需要轻轻点击鼠标，也可以像传统办公一样用手写笔签批，如果领导恰好不在办公室，那么可以直接登陆手机oa来进行签批公文。

系统支持各类工作流程设计，使文件报批、公务请款、文件抄送等工作无需亲自到多部门申请，而实现直接在线完成。

各类公文支持在线归档，审批完毕的公文可根据不同年度、档案室、案卷进行归档，系统自动生成目录，其他用户也可进行借阅和归还，管理员可根据需要进行分发到每个领导oa中让领导方便阅读。

公文管理功能很好解决了传统办公上级单位和下级单位传送公文依靠人工或者快递方式邮寄，公文流转依靠公文收发人员拿着单子来回来跑节省了大量的通讯费用和人工费用，也大幅提高了工作效率。

l  在线教育资料供给：

用户在获取登陆账号后，不仅可在线进行办公，还可以利用系统中的在线培训资源供给模块直接受在线培训，我们可为广大员工提供专业的培训资料，这些培训资源分类明晰，用户可按自身需要获取资料，也可在统一安排下进行学习，这也是本系统的最大亮点之一。

l  系统安全保障体系：

为电子政务系统提供统一的信息安全服务，包括身份认证体系、安全传输体系、密钥管理体系、密码服务体系、可信授权服务体系、基本安全防护体系、故障恢复与容灾备份及安全管理机制。

l  移动协同办公：

移动协同是本套系统最大的亮点，它有效地解决了以往其他同类系统的区域及络网条件限制问题，利用手机终端通过无线网络直接与内部协同办公系统进行数据交互，使办公不再受空间及条件限制，轻松实现异地办公，避免因出差等原因延误公文处理等情况的发生，各工作人员可随时利用手机与内部办公系统连接，进行包括公文流转、文件批复、待办工作处理、收发邮件、接收短信提醒、查询办公通讯录、及时查看通知公告、新闻资讯、天气预报等移动助理等处理及查阅工作。

同时，在规范政务办公流程、提高工作的执行效率和准确度，为管理者提供准确的绩效考评数据等方面，均起到了重要作用的嵌入式工作流技术，也是本套系统另一重要的优势。